SOSSUこんにちは！運営者のSOSSUです。
プロフィールはコチラ
「うちの会社なんでこんな会議多いん？意味ある？」
「長いだけで何も決まってない会議多すぎ」
「役職付いたおじさん達の自己満会議多ない？」
こんな風に会社で謎に会議が多すぎてうんざりしている方も少なくないのではないでしょうか？
かくいう筆者は大の会議嫌い人間です。
SOSSUもうめっちゃ嫌いです。
話がそれましたが、筆者はこれまで複数回の転職を重ね、中小零細企業・ブラック企業から大きめのホワイト企業まで様々な会社をみてきました。
その中で、いい会社は会議の進め方も悪くない事が多く、良くない会社は会議の進め方も不満点が多く、しかも頻度が多いことに気が付きました。
そこで、今回の記事では「ダメな会社ほど無駄な会議が多い理由」と「職場にもたらす悪影響」について、解説していきます。併せて、働きやすい会社の会議の特徴もご紹介します。
この記事を読んでもらえれば、あなたの会社が、ダメな会社なのか？働きやすい会社なのか？を判断するひとつの材料になると思います。
10年以上のサラリーマン生活で培った知見になりますので、自分の会社や会議に疑問を感じている方はぜひ目を通していってくださいね。
SOSSUそれではいってみましょう！
無駄な会議が職場にもたらす悪影響
それでは、はじめに「無駄な会議が職場にもたらす悪影響」についてみていきましょう。
言うまでもないことですが、無駄な会議が連発されることは、職場にとって良いことではありません。単純に我々会社員にとって、ストレスとかプレッシャーが増えるといったことだけでなく、様々な悪影響を及ぼします。
無駄な会議が職場にもたらす悪影響は以下の4つです。
- 可処分時間がなくなり生産性がガタ落ち
- 社員のメンタル面の疲弊
- 意思決定の速度が著しく低下する
- 管理職の勘違いを助長する
SOSSU順番に解説します。
可処分時間がなくなり生産性がガタ落ち
無駄な会議によって、社員の可処分時間がなくなり、結果として生産性がガタ落ちします。
そりゃ当然そうですよね。会議が長引いても、回数が増えても、仕事が減るわけではないのですから。
さらに、会議の時間だけではなく、会議の準備にも相当の時間を浪費してしまいます。会議そのものよりも準備に時間がかかる場合も少なくないでしょう。
無駄な会議で時間がなくなり、成果が落ちる。→成果が出ないため会議で詰められる。
この負のループに陥ってしまうことも考えられます。
社員のメンタル面の疲弊
無駄な会議が増えると、社員には相当のストレスや負荷がかかります。
会議の緊張プレッシャー、不安。これは会議が得意ではない人にとって、心身に相当なダメージを与えます。これが積み重なっていくと、社員は疲弊し、仕事のパフォーマンスやモチベーションの低下は避けられません。
「こんな会社ではやっていけない」
いつ離職ラッシュが起きてもおかしくない状況です。
意思決定の速度が著しく低下する
無駄な会議が多い会社は、意思決定の速度が著しく低下する傾向にあります。
報告や連絡は会議で行う、というのが社内文化が形成されてしまっているため、あらゆる決定事項は「会議での承認が必須」というのが暗黙の了解になってしまいます。
本来会議の議題にあげるほどでもない些細なことが、あらゆる人間を介することになり、意思決定速度が鈍化していきます。
結果的に、会社の生産性の低下、成長スピードの鈍化といった悪影響を及ぼします。
管理職の勘違いを助長する
無駄な会議によって、管理職・上位層の勘違いを助長し、会社に多大な悪影響を及ぼします。
- 「会議＝仕事」という勘違い。（手段の目的化）
- 会議をすれば物事が解決するという勘違い
- 会議で部下を叱責すれば生産性が高まるという勘違い
- 参加者が多い方が、良い意思決定ができるという勘違い
無駄な会議が多い会社は、このような勘違いをした管理職・上位層の人間が多く存在します。彼らは、自分たちのマネジメント能力の低さに無自覚なため、改善される見込みは残念ながら低いと言わざるを得ません。
このような会社には、早めに見切りをつけたほうがいいかもしれませんね。
SOSSUすぐに逃げた方がいい会社については以下の記事にまとめています。
ダメな会社ほど無駄な会議が多い５つの理由
ダメな会社ほど無駄な会議が多い。これはまず間違いない事実だと筆者は考えています。
その理由は、会議の内容や無駄の多さに、会社の体質や上位層の人間性が如実に現れるからです。どういう部分にそれが現れているのか？具体的に挙げていきます。
「ダメな会社ほど無駄な会議が多い理由」は以下の5つです。
- 社員を信用していない
- 日頃のコミュニケーション不足のため
- ITツール・ソフトを使いこなせないため
- 会議をすること自体に満足している
- 上司の権力誇示の場として使われている
SOSSU順番に解説します。
社員を信用していない
ダメな会社ほど無駄な会議が多い理由は、基本的に社員を信用していないからです。
社員を信用していなかった場合、なぜ会議が増えるのか？理由は恐らくこのような感じでしょう。
- 会議で成果や業務内容について報告させるため
- 会議で詰めまくって危機感を煽る
ダメな会社は、業務フローの仕組み化や各指標の数値化がなされていない事が多く、基本的に管理職のマネジメントスキルも不足しています。そのため、日々の業務の進捗をあまり把握しきれていません。
結果的に、社員達がしっかり仕事をしているという信頼が持てないため、社員を疲弊させるだけの会議が頻発してしまう傾向にあるのです。
日頃のコミュニケーション不足のため
筆者の経験上、ダメな会社ほど職場の人間関係や雰囲気が良くない、というのはまず間違いないと思っています。
結果的に社員間のコミュニケーションが不足し、業務に必要な情報共有も滞ります。それを補うために、頻繁に会議で進捗報告させる。というパターンです。
例えば、長時間残業で疲弊し、薄給でモチベーションも低下、高圧的なクソ上司にはなるべく関わりたくない…という状況であれば、会社で円滑なコミュニケーションなんて活性化するはずもないですよね。
しかも会議を連発されて、準備に時間をとられて、その会議でまた詰められる…という悪循環。
これはまさにダメな会社の典型例かもしれません。
ITツール・ソフトを使いこなせないため
ダメな会社ほど、ITツールやソフトを使いこさせていません。そのため、社内の情報共有が滞るため、会議で補っている場合があります。
筆者の経験上、古い体質の会社で社内に導入するハードルが高い、体育会系のワンマン社長がITツールを毛嫌いしている、という感じのパターンが多いです。
例えば、Slack・Chatwork等のビジネスチャットツールを使用すれば、各業務の進捗報告などは一瞬で終わります。
もちろん、対面かつ口頭で行ったほうがいい連絡や報告というのは存在しますが、なんでもかんでも会議での連絡・報告を義務付けられると、時間がいくらあっても足りません。そして、不要な会議を強いられる社員の負担は増える一方です。
会議をすること自体に満足している
経営層や上位役職者が、会議をすること自体に満足してしまっている可能性があります。
SOSSU「会議大好きおじさん」と呼ばれる存在は、一部の会社に確実にいます…
とにかく会議自体が好きで、何も決まっていない会議の出席し、仕事した感に浸っている会議大好きおじさん。
これはまさに、手段が目的化してしまっている典型例と言えそうです。
会社の上位層がこのような事をしていては、会社の行く末が厳しいのは言うまでもないですよね。
SOSSUこういう会社って経験上本当に多いんだよなぁ…
上司の権力誇示の場として使われている
前述した内容と一部重なりますが、経営層・上位層の人間性によって不要な会議が増える場合があります。上位層の人間が、立場を利用して自身の発言力や力関係を誇示してくるパターンです。
普段何しているのかよくわからない上司・管理職が以下のような行動をしてきている場合、黄信号です。
- 普段ろくに働いていないくせに、ここぞとばかりに出しゃばってくる。
- 会議で揚げ足取りや厳しい指摘をして、自身のポジションを確立しようとしてくる。
- 無駄話が延々と繰り返され、何も決まってないのに長時間会議している。
この状況の場合、無駄な会議が増えるだけでなく、会議の雰囲気も重苦しくなり、心身にかかるストレスも半端ではありません。
SOSSU筆者はこういう会議が一番苦手です…
働きやすい会社の会議の特徴
ここまで、「無駄な会議が職場にもたらす悪影響」と「ダメな会社ほど無駄な会議が多すぎる理由」について解説しました。
続いて、働きやすい会社の会議の特徴について解説していきます。
SOSSUあなたの会社が、ダメな会社か？働きやすい会社か？をチェックしてみてくださいね。
「働きやすい会社の会議の特徴」は以下の4つです。
- 会議が予定された時間で終わる
- 会議の目的とアジェンダが明確
- オンラインツールを活用している
- 決定事項が明確でしっかり共有される
SOSSU順番に解説します。
会議が予定された時間で終わる
会議が予定時間にしっかり終わる。これが働きやすい会社の特徴です。
これは会社として、生産性・時間コストに対して向き合っている証拠だからです。
- 社員の時間をしっかり管理している。
- 会議が長引いて、残業が発生することを抑制している。
会議の時間を守れることは、会社として時間意識が高く、生産性も高い傾向にあります。
逆にブラック寄りの会社は、裁量労働制や固定残業制の会社が多く、社員の残業を抑制するという意識がそもそもない場合が多いです。
働きやすい会社の場合は、残業代が分単位で支給されるため、会社としても時間コストに対してしっかり配慮出来ているのです。
会議の目的とアジェンダが明確
働きやすい会社の会議は、目的やアジェンダ（内容やスケジュール）が明確です。
会議の目的やスケジュールが明確になっていることで、上司の気分による無駄話や無駄に長引いてしまうことを防止できます。
筆者が以前に勤めていたブラック企業では、開始時間は決まっているものの、終了時間は決まっていませんでした。
当然、上司や社長の気分で会議はひたすら脱線し、長引きまくり、業績の悪い時期は詰められる。そして会議の日は残業が確定する…常にそんなイメージでした。
筆者はそのブラック企業から無事脱出し、そこそこのホワイト企業に転職しました。今の会社での定例会議では、「開発会議」とか「CS会議」みたいな感じで、それぞれ会議の目的が最初から決まっています。終了時間も決まっているため、大幅に長引くことはありません。
SOSSU会議の目的やアジェンダが何もない会社は、今思うと本当にしんどかったです。
オンラインツールを活用している
働きやすい会社は、会議や業務でオンラインツールをしっかり活用しています。
SOSSU代表的なのはZOOM等のWEB会議システムや、Slack・Chatwork等のビジネスチャットです。
対面での会議にこだわらず、ZOOMを活用すれば、移動や会議室の手配、出張など、かなりの手間や時間を削減可能です。また、普段からビジネスチャットによる報告・連絡をこまめに行うことで、そもそもの会議の回数を減らす事ができるかもしれません。
筆者の経験上感じることは、このようなオンラインツールを活用できている会社は、業務の効率化に対する意識はもちろん、世の中の変化に素早く対応できるような柔軟な姿勢をもっているということです。
柔軟な姿勢を持つ会社は、働き方改革等、時代の価値観に合わせた動きができるなど、労働者にとってもいい会社であることが多いと感じます。結果的に、業績面でも長期的に生き残っていく会社と言えるのではないでしょうか。
決定事項が明確でしっかり共有される
働きやすい会社の会議は「決定事項が明確であり、社内にしっかりと共有される」という特徴があります。
無駄な会議では、結論があやふやなまま終わり、何をすべきか分からないまま次の業務に戻るケースが多いものです。
一方、優れた会議では「誰が」「いつまでに」「何をするか」が明確に定められ、アクションプランとして共有されます。会議後のフォローアップも徹底されているため、進捗管理がスムーズに進み、仕事の効率が大幅に向上します。
さらに、決定事項をドキュメントやオンラインツールなどで可視化しておくことで、参加者以外の社員も内容を把握でき、部署間の連携も強化されます。
会議が「ただ話す場」「管理職の自己満足の場」ではなく、「具体的な行動を生み出す場」となれば、職場全体の生産性も自然と高まるでしょう。
まとめ
さて、今回は「ダメな会社ほど無駄な会議が多すぎる理由」について解説しました。
筆者のこれまでに経験した会社では、ほぼほぼ当てはまっていました。
あなたの会社はいかがでしたか？
筆者は、今はそこそこのホワイト企業に転職できたので、今はある程度「働きやすい会社の会議」なので、昔よりは会議のストレスがかなりマシになりました。
SOSSUまぁそれでも会議めっちゃ嫌いですけどね。
「ダメな会社に会議にしか当てはまっていない」「働きやすい会社の会議の特徴が皆無」という場合は真剣に転職活動の準備を検討することをオススメします。
転職活動の準備においては、まずはdoda
等の転職エージェントに相談するのが最もオススメです。- 非公開の優良企業情報
- 志望動機や職務経歴書等の作成のサポート
- 適正のある仕事の相談
このようなサポートを無料で受けることが出来ます。
筆者が転職に成功した会社も転職エージェントのみ求人取り扱いの企業でした。
SOSSU求人の選択肢だけで考えても、エージェント登録はしておいた方がお得です。
エージェント登録すると「なんかガチガチになりそうだし気が引ける…」という方もいらっしゃると思いますが、転職のモチベーションとかペースとかも意見を伝えておけば大丈夫です。
転職活動する場合は、必ず登録しておきましょう。（もちろん無料です）
SOSSU最後に記事のまとめです！
コメント